2.1. ¿Cuáles son los estados financieros a examinar?
Según el Título III, Capítulo III, punto 1., de las Normas del Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada, “Las entidades del Sector Público muestran, a través de los Estados Financieros Básicos y Complementarios su situación presupuestaria, financiera y patrimonial”.
Estados Financieros Básicos:
- Balance General.
- Estado de Resultados.
- Estado de Flujo de Efectivo.
- Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.
- Estado de Ejecución del Presupuesto de Recursos.
- Estado de Ejecución del Presupuesto de Gastos.
- Cuenta Ahorro - Inversión - Financiamiento.
Los Estados Financieros Básicos, excepto los de ejecución presupuestaria deben contener información de la gestión anterior. La información del año actual estará presentada como primer columna y en la segunda columna la información de la gestión anterior, reexpresada a moneda de cierre de la gestión actual. Las entidades del Sector Público deberán hacer las revelaciones o declaraciones necesarias para facilitar la interpretación de la información contenida en los estados financieros, mediante notas explicativas que forman parte integrante de los mismos. Dichas notas pueden ser presentadas en forma narrativa o compiladas en forma de planillas o cuadros y contendrán información comparativa cuando corresponda.
Estados Financieros Complementarios: son todos aquellos que detallan o analizan la información contenida en los estados financieros básicos, entre otros se mencionan los siguientes:
- Estado de movimientos de Activos Fijos.
- Inventario de existencias o almacenes.
- Conciliación de cuentas bancarias y detalle de Deudores y Acreedores.
Los Estados Financieros que se deben auditar tienen relación directa con aquellos que deben ser emitidos, al respecto las Normas del Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada manifiestan en el Título III, Capítulo III, punto 2.2, lo siguiente:
Los organismos que componen la Administración Nacional (Administración Central y Administraciones Departamentales o Prefecturas), para fines de administración interno y control, podrán elaborar estados financieros básicos, la información patrimonial no tiene propósitos de consolidación con los que elabora la CGE para la Administración Nacional. Los estados de ejecución presupuestaria elaborados por estos, deberán confrontarse con los reportes remitidos por la CGE.
Estas unidades organizacionales deben remitir a la CGE, en los plazos y modalidades establecidas, los siguientes estados:
- Estado de Ejecución del Presupuesto de Recursos.
- Estado de Ejecución del Presupuesto de Gastos.
- Estado de Movimientos de Activos Fijos.
- Inventario de existencias o almacenes.
- Conciliación de cuentas bancarias y detalle de Deudores y Acreedores.
Las unidades de auditoría interna de las entidades de la Administración Nacional deberán emitir el informe de confiabilidad sobre los estados financieros básicos y complementarios que se emitan y sus respectivos registros contables.
Los Gobiernos Municipales, Entidades de Seguridad Social, Entidades Descentralizadas sin fines Empresariales, Empresas Públicas no Financieras y Entidades del Sector Público Financiero deben elaborar los estados financieros básicos y complementarios mencionados en la primer parte de este punto.
Las unidades de auditoría interna de estas entidades deberán emitir el informe sobre la confiabilidad de dichos estados financieros y sus registros contables correspondientes.
2.2. ¿Qué libros y registros contables deben ser verificados?
Los registros contables a utilizar por las entidades del Sector Público, dependen de los siguientes factores:
a) Normas de la Contaduría General del Estado.
b) Sistemas de procesamiento que utilicen las entidades.
c) Necesidades de cada entidad para fines de control.
Al respecto, las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada establece en el Título III, Capítulo I, punto 7, los siguientes libros contables y registros analíticos:
Los libros contables obligatorios son:
- Libro Diario.
- Libro Mayor.
- Libro de Inventarios y Balances.
- Libro Ventas-IVA y Compras IVA para empresas públicas.
Las entidades podrán llevar además los registros que estime convenientes para lograr mayor orden, claridad, adecuada información y ejercer el correspondiente control. Estos registros tendrán la calidad de auxiliares y no estarán sujetos a legalización exigida por las disposiciones legales vigentes. Como por ejemplo :
- Registros de ejecución del presupuesto de recursos y gastos.
- Registro del movimiento de activos fijos.
- Registro del movimiento de cuentas bancarias.
- Registro del movimiento de deudores y acreedores.
- Registro del movimiento de fondos en avance.
- Registro del movimiento de existencias de almacenes.
El art. 40º del Código de Comercio dispone que las entidades deben llevar los libros encuadernados y foliados, siendo también válidos los asientos y anotaciones que se efectúen por cualquier medio mecánico o electrónico sobre hojas removibles o tarjetas, que posteriormente deberán ser encuadernados correlativamente para formar los libros obligatorios.
En el caso de los libros producidos por medios mecánicos o electrónicos, los mismos deberán ser impresos y encuadernados para facilitar el conocimiento de las operaciones y servir, cuando correspondan, de prueba clara, completa y fidedigna en los procesos de revisión y verificación.
Los libros contables serán legalizados de acuerdo a las disposiciones vigentes.
La legalización es una de las características de los libros contables que debe ser verificada por el auditor interno. La existencia de la legalización perfecciona la transparencia de los registros. En el informe del auditor interno sobre la confiabilidad de los registros y estados financieros se debe incluir un párrafo que manifieste si los estados financieros examinados surgen o no de libros contables legalizados.
2.3. ¿Qué implicancias tiene el Sistema de Contabilidad integrada?
La auditoría de confiabilidad de los registros y estados financieros debe verificar la implantación del Sistema de Contabilidad Integrada de acuerdo con las disposiciones de las Normas Básicas correspondientes. Asimismo, el auditor deberá realizar las pruebas y procedimientos de auditoría necesarios para determinar la consistencia entre los estados de ejecución del presupuesto y los estados patrimoniales y de resultados de la entidad.
La falta de implantación del Sistema de Contabilidad Integrada no sólo origina un incumplimiento de la máxima autoridad ejecutiva de la entidad a la obligatoriedad de su aplicación, impuesta por Resolución Suprema N° 218040 emitida el 29/07/97, sino que también genera tareas adicionales para el auditor interno en cuanto a la planificación y ejecución de la auditoría precisamente por la falta de integración aludida. En estas circunstancias se deberá ampliar el alcance de los procedimientos para validar las cifras expuestas en el estado de ejecución del presupuesto y verificar su consistencia con los estados patrimoniales y de resultados de la entidad.
El art. N° 12 de la Ley N° 1178 define la integración de la siguiente forma: “El Sistema de Contabilidad Integrada incorporará las transacciones presupuestarias, financieras y patrimoniales en un sistema común, oportuno y confiable, destino y fuente de los datos expresados en términos monetarios. Con base en los datos financieros y no financieros generará información relevante y útil para la toma de decisiones por las autoridades que regulan la marcha del Estado y de cada una de sus entidades, asegurando que:
El sistema contable específico para cada entidad o conjunto de entidades similares, responda a la naturaleza de las mismas y a sus requerimientos operativos y gerenciales respetando los principios y normas de aplicación general;
La Contabilidad Integrada identifique, cuando sea relevante, el costo de las acciones del Estado y mida los resultados obtenidos.”
